Uygulanacak basit yöntemlerde, durdurulamayan ve yavaşlatılamayan zamanı daha verimli bir şekilde kullanmak mümkün olabiliyor. Milli Prodüktivite Merkezi (MPM) hazırladığı “Zamanı Verimli Kullanmak” broşüründe yer alan bilgilere göre, insanoğluna eşit olarak sunulan tek kaynak olan zamanın etken ve daha verimli kullanılabilmesi için, öncelikle “zaman yönetimi”nin öğrenilmesi gerekiyor. Başarılı bir zaman yönetiminin gerçekleşmesi için ise kişinin zihinsel hazır olma düzeyinin büyük önemi bulunuyor. Kişinin zihinsel hazır olma düzeyini “Kendine güvenme, başarma isteği, mücadele azmi, gerekli bilgilere sahip olma, uygulamada sürekliliğe inanma” gibi unsurlar belirliyor. Başarılı bir zaman yönetimi uygulamasının ancak kişinin kendi çabası ile mümkün olabileceğinin de unutulmaması gerekiyor.
ZAMAN YÖNETİMİNE NASIL BAŞLAMALI?
İnsanlar zamanın ancak yüzde 60’ına hükmedebiliyorlar, kişinin kontrolü dışındaki olaylar ise toplam zamanın yüzde 40’ını alıyor. Bu nedenle zamanın sadece hükmedilen yüzde 60’lık bölümü için zaman yönetimi uygulaması yapılabiliyor. Bu oranı yüzde 100’e çıkarmak ise mümkün olamıyor. Zamanın bu bölümünde 80/20 ilkesi önem taşıyor. Bu ilke, zamanının yüzde 20’si ile işlerin yüzde 80’ini, zamanın kalan yüzde 80’i ile de işlerin yüzde 20’sini gerçekleştirmekte olduğumuzu ifade ediyor.
Zamanını iyi bir şekilde yönetmek isteyen kişinin, yaşama (Ben ne olmak istiyorum? Hangi alanlar ilgimi çekiyor?…vb) ve işe (Hangi işlerden zevk alıyorum? Nasıl motive olurum…vb) ilişkin amaçlarını belirlemesi gerekiyor.
Broşürdeki bilgilere göre iyi bir zaman yönetimi için başlangıçta uygulanması gereken bazı hususlar şöyle:
Zamanın nerelere harcandığı belirlenmelidir. Bir ay süreyle her gün, her yarım saatte bir, yapılmış olan tüm işler kaydedin. Bu sıkıcı ancak önemli etkinlik, zamanınızın nasıl harcandığı konusunda önemli ipuçları verecek ve bir sonraki aşamaya sizi hazırlayacaktır.
Kontrolünüz altındaki yüzde 60’lık zaman dilimini planlayın. Planlamayı mümkünse yıllık, aylık, haftalık ve günlük olarak, ama mutlaka yazılı olarak yapın. Böylece, kafanızdaki zaman planı unutulmaz, zihninizin meşguliyeti azaltılır, konsantrasyonunuz artar, tamamlanmayan işler unutulmaz, faaliyet arşiviniz olur.
İşlerinizi önem derecesine göre sıralayın. Bunu yaparken ABC Analizi’ne başvurun. Şöyle ki: Mevcut görevlerinizin hangi yüzde 15’i çalışma zamanınızın yüzde 65’ini dolduracak kadar önemli (A görevleri). Mevcut görevlerinizden hangi yüzde 20’si çalışma zamanınızın yüzde 20’sini dolduracak kadar önemli (B görevleri). Mevcut görevlerinizden hangi yüzde 15’i çalışma zamanınızın yüzde 65’ini dolduracak kadar önemli (C görevleri)
A’lar üzerinde yoğunlaşın, B’leri mümkün olduğunca devredin ve C’leri atmanın yollarını arayın.
Tek bir işe yoğunlaşın ve işi bir kerede bitirin.
On yıl, bir yıl sonra kendinizi, işinizi, evinizi, ailenizi nasıl ve hangi noktada görmek isteğinizi belirleyin.
“Bilmiyorum”, “yardım istiyorum”, “yanlış yaptım” diyebilin.
ZAMAN TASARRUF EDİCİ YÖNTEMLER
Broşürde zaman tasarruf edici yöntemler ise şöyle sıralanıyor:
Erken kalkın
Uyanır uyanmaz yataktan kalkma isteği yaratmak için her gün kendinize eğlence ve keyif verecek bir düşünce geliştirin.
Günlük giyeceklerinizi ve çantanızı akşamdan hazırlayın.
Güne olumlu başlayın, pozitif düşünmeye çalışın.
Sağlığınızı koruyun, varsa sağlık sorunlarınızı geciktirmeden çözün.
Kendinize randevu verin, bu saatleri sadece kendinize ayırın.
Kararlı olun, seri hareket edin.
Hedefe ulaşmada kestirme ve alternatif yolları deneyin.
Not alma alışkanlığı edinin.
Önünüzde yalnızca iş olsun, ilgisiz olanları kaldırın.
Yönetici iseniz ayrıntılarla uğraşmayın.
İdeal çalışma ortamı yaratın.
Yazılı kayıt tutun, mutlaka ajanda kullanın.
Yolda düşünün, zihinsel planlama yapın.
Hızlı ve etkili okumayı öğrenin.
Zihinsel gücünüzün verimliliğini artıracak her unsura (kitap, kurs…vs) yatırım yapın.
Bilgilerinizi güncelleyin.
Davetsiz misafirlerin sizi meşgul etmelerine izin vermeyin.
Hata yapmaya hakkınız olduğunu unutmayın, ancak geçmişte yaptığınız hataları da tekrarlamayın.
